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關于進一步重申公司印章管理的規定

作者:admin發布于:2019-03-09 17:26:06

 
 
 
 
 
 
江蘇民生(2018)24號
 
 
關于進一步重申公司印章管理的規定
 
為規范公司印章管理,明確管理責任,規避潛在風險,確保有序運行,現進一步重申公司各類印章使用管理規定,希各所屬部門嚴格執行。
一、公司印章的歸口管理
1、公司行政印章、法定代表人印鑒、合同專用章由公司辦公室管理使用;
2、公司黨總支、工會印章由人力資源部管理使用;
3、分公司財務印章、所屬的工程項目部印章和資料專用章,由分公司直接管理,根據印章使用范圍,監督項目部使用;
4、財務專用章、發票專用章、法定代表人印鑒章由財務部門按崗位職責權限使用;
5、公司各職能部門專用章由科室負責人使用,對于重要事項,業務主管人員必須先請示董事長同意后,方可辦理。
6、總公司、分公司印章全部收歸公司辦公室、人力資源部統一管理使用,分公司不配備任何印章。
二、印章的刻制和現金抵押領用
1、項目部印章的刻制由項目部所屬的分公司填寫《印章刻制領用審批表》(見附表),由分公司負責人到公司備案,辦理領用手續后方可使用,并承擔全部責任。分公司在駐外分支機構注冊確需刻制公章時,須經董事長批準后填寫《印章刻制領用審批表》,辦理上述流程后方可領用。公司所有印章統一由人力資源部到公安部門出具手續,到指定地點刻制,留印模交公安部門備案。
2、為確保各部門嚴格按規范使用印章,增強風險意識,對公司各分支機構新配置的印章實行現金抵押領用,每枚印章抵押金為2萬元-5萬元。
三、公司印章的使用與管理
1、印章使用必須嚴格遵循印章使用審批程序,按照印章使用范圍,經審批后方可用章。對一般性日常事務,不涉及合同、證明、經濟往來或重大事項的用章,在董事長授權范圍內,由辦公室印章使用人具體掌握。印章掌管人員在用章前應認真審核用章內容,確認符合用章手續后方可使用,并做好登記記錄,登記時需注明用章時間、用章內容、用章許可人。對需要留存的重要信息資料(如合同、協議、公司文件、給上級的報告、申請等)應在加蓋印章后留存一份,按順序編號,立卷歸檔。
2、對授權委托書用章時,被授權人必須為公司正式員工,若遇特殊情況須填寫《印章使用審批表》(見附表),交辦公室留存后方可用章。
3、公司員工的收入證明須到人力資源部填寫《收入證明審批表》,辦理相關流程后辦公室才可對其用章。
4、公司各類經營、業務、行政方面事項杜絕空白用章,如遇特殊情況并經董事長特批的空白用章,印章使用人須加強跟蹤管理,對去向、用處、辦理人員應詳細追加記載。空白用章負責人,對空白用章紙頁填寫用途后留復印件交公司備查,未用完的空白用章資料及時交公司銷毀。
5、公司印章原則上不準帶出公司,如確因工作需要,需借印章外出使用時,須填寫《印章外借申請表》(見附表),由董事長簽批后派專人陪同方可帶出。印章外借期間,借用人與陪同人對印章的使用共同承擔一切責任。若因特殊情況未能履行審批手續的,須先請示董事長是否同意,董事長同意后方可帶出,事后必須履行審批手續交辦公室存檔。未經董事長同意,不得將公章交給任何人帶出使用。
6、以公司名稱簽訂的任何工程施工合同,必須先由總工室、技術質量部、創品牌辦公室、財務部、經營部、法務部及辦公室進行合同評審,然后填寫《合同會簽審批表》,最后此表交辦公室留存后才能對合同加蓋公司行政公章或合同專用章。不履行上述程序,辦公室不得對合同用章。
7、只有使用公司行政公章和公司合同專用章才能對外簽訂經濟合同,一律不得使用其他行政備用章、分公司印章及項目部印章簽訂任何經濟合同。
8、公章的使用權限在各分公司生產經營范圍內使用,嚴禁介入辦理貸款、抵押證明、擔保等手續;嚴禁出具任何有經濟屬性的借條、借據;嚴禁辦理超越本部門經營以外的其它用章事項。
四、印章使用須嚴格用章登記程序
1、分公司負責人是分公司各類印章管理使用的第一責任人。不但確保本部門配置的印章在規定的權限范圍內使用,同時要管理好本市場各項目部印章的使用,做好跟蹤監督。印章要指定專人妥善保管使用,印章保管人員必須認真負責,堅持原則,秉公辦事,不得隨意放置或轉交他人。
2、印章使用,首先經主管領導審批,由印章保管人在“印章使用登記簿”上做好登記,印章使用人簽字,然后蓋章。如遇緊急情況,審批人外出,可電話請示審批人,但事后必須補辦審批手續,不得超越權限使用印章。
3、“印章使用登記簿”由印章保管人保管備查,不準將印章交來辦人自蓋。分公司必須每季度將項目部章、項目部內業資料專用章的用章登記簿報公司人力資源部歸檔備查。公司將定期或不定期組織用章情況專項檢查,對違規用章的部門、無用章記錄或記錄不全的部門,提出批評整改并處以經濟處罰,并追究分公司負責人和相關人員的責任。
五、印章的回收管理
分公司所屬的項目部印章在項目部撤場后暫時交所屬分公司保管,項目掃尾工作中臨時用章在分公司辦理。竣工六個月后,應立即把項目部所配置的印章及用章登記簿,交本市場主管負責人審查簽字,上交公司人力資源部封存備案,憑人力資源部手續到財務科辦理抵押金退回。過時項目章不上交的,人力資源部有權暫停辦理該項目工程所在市場的一切手續,同時給予10萬元-20萬元的罰款。
六、責任追究
1、分公司負責人要加強印章監管工作,如出現因印章掌管人履行職責不力、保管不善丟失印章、疏于防范被他人偷蓋印章及對企業造成負面影響或經濟損失等情況的,公司將追究分公司負責人直接責任,對造成的損失全額賠償,并給項目負責人和經辦人以3萬元和2萬元的處罰;聯營隊伍違規用章的,終止合作協議,由聯營方自行承擔全部損失,其管理負責人、用章經辦人處予以上同等處罰。公司不介入、不擔保,絕不留情,公司保留反訴的權利,并追查經辦人責任及法律責任。
2、項目部印章如因無固定人員保管造成印章遺失的,應立即向本市場主管負責人和公司匯報,并同時在省級報刊上登報作廢,并承擔由此帶來的一切風險。
3、嚴禁任何人在任何情況下私自刻制冠以本公司名稱的任何印章,對私自刻制除承擔損失外,直接移送公安部門依法處理。
七、以上管理規定自發文之日起執行,各單位、各級負責人必須嚴格執行該規定,原公章管理規定同時廢止。
 
二〇一八年十一月十五日
 

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